Jakie dokumenty stanowią usprawiedliwienie nieobecności w pracy?

Pracownik, który nie poda pracodawcy powodu swojej nieobecności w pracy, musi mieć na uwadze, że takie postępowanie może nieść za sobą poważne konsekwencje. Usprawiedliwienie nieobecności w pracy leży w interesie zatrudnionego, dlatego powinien on dochować wszelkich starań, aby takie informacje przekazać przełożonemu jak najszybciej.

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy w przepisach

Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę jest zobligowana do wykonywania pracy w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Przepisy wprost nakładają na pracownika obowiązek podania przyczyny absencji w pracy. Zgodnie z § 1. rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie;
• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Termin usprawiedliwienia nieobecności w pracy

Jeżeli powód nieobecności jest z góry znany lub możliwy do przewidzenia, wówczas pracownik powinien poinformować pracodawcę wcześniej – zarówno o przyczynie, jak i przewidywanym okresie swojej nieobecności. Nieterminowe zgłoszenie takiego zdarzenia będzie uzasadnione wystąpieniem szczególnych okoliczności, które uniemożliwiły dopełnienie przez pracownika obowiązku. Przede wszystkim usprawiedliwione będzie to w przypadku obłożnej choroby zatrudnionego połączonej z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.

Natomiast w razie wystąpienia nagłej sytuacji uniemożliwiającej pojawienie się w pracy pracownik zobligowany jest powiadomić swojego przełożonego o tym fakcie niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu absencji. Niedotrzymanie terminu będzie uzasadnione, gdy wystąpiły przyczyny uniemożliwiające przekazanie takiej informacji. Zatrudniony jest zobowiązany poinformować pracodawcę o przyczynie i okresie nieobecności po ustaniu przyczyn uniemożliwiających terminowe zawiadomienie.[alert–info]Pracodawca powinien określić termin oraz sposób informowania o nieobecności w pracy w regulaminie pracy. Jeśli nie ma obowiązku ustalania regulaminu, wówczas powinien powiadomić pracownika na piśmie w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę o przyjętym sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy, na co wskazuje art. 29 § 3 Kodeksu pracy.[alert–info]

Poinformowanie pracodawcy o nieobecności

W sytuacji gdy przepisy obowiązujące w zakładzie pracy nie wskazują sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje:

• osobiście;
• przez inną osobę;
• telefonicznie;
• za pośrednictwem innego środka łączności;
• drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Dokumenty stanowiące usprawiedliwienie nieobecności w pracy

Nieobecność w pracy powinna zostać odpowiednio udokumentowana. Dowody usprawiedliwiające absencję w pracy wskazuje § 3. przywoływanego rozporządzenia. Wśród nich wymienia się:

• zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy pracownika;
• decyzję właściwego państwowego inspektora sanitarnego o odosobnieniu pracownika z przyczyn przewidzianych w przepisach o zwalczaniu chorób zakaźnych lub informację o kwarantannie/izolacji, jaką płatnik otrzyma na portalu PUE. W przypadku domowników przebywających na kwarantannie możliwe jest również złożenie odpowiedniego oświadczenia;
• oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu np. nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza;
• oświadczenie pracownika o chorobie niani (z którą zawarta jest umowa uaktywniająca) lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem, wraz z kopią zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem;
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się w charakterze strony lub świadka, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję itp. w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami (powinno zawierać adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie);
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Usprawiedliwienie nieobecności poprzez odpowiednie jej udokumentowanie uprawnia pracownika do zachowania pensji lub otrzymania innych świadczeń za czas absencji.

Inne zwolnienia od pracy

Rozporządzenie wskazuje również sytuacje, w których pracownik powinien zostać zwolniony od pracy. Zwolnienia takie również muszą zostać potwierdzone odpowiednimi dokumentami. Pracodawca powinien udzielić zwolnienia od pracy m.in.:

• na czas wykonania obowiązkowych badań lekarskich lub szczepień ochronnych;
• na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze członka tej komisji;
• pracownikowi wezwanemu do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania;
• pracownikowi wezwanemu w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez NIK oraz pracownikowi powołanemu do udziału w tym postępowaniu w charakterze specjalisty;
• na czas niezbędny do uczestnictwa w akcjach ratowniczych oraz koniecznego odpoczynku po zakończeniu tych działań – pracownikom będącym członkami ochotniczej straży pożarnej i ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w „Służbie SAR” oraz ratownikom Górskiego Ochotniczego Pogotowia Rachunkowego;
• w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka lub dziecka, ojca, matki, ojczyma bądź macochy (2 dni), a także w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką (1 dzień).

Nieobecność w pracy spowodowana wystąpieniem zdarzeń i okoliczności wymienionych powyżej także powinna zostać potwierdzona odpowiednimi dokumentami.

Usprawiedliwianie nieobecności a wynagrodzenie

W przypadku gdy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas nieobecności, przy obliczaniu pensji stosuje się zasady obowiązujące jak przy naliczaniu urlopu. Jedyną różnicę stanowi fakt, że składniki zmienne wynagrodzenia przyjmowane są z miesiąca, w którym wystąpiła absencja.

Przykład 1.

Pani Agnieszka otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 4000 zł oraz zmienną premię regulaminową. Pracowniczka przedłożyła zaświadczenie o oddaniu krwi 14 lutego, w związku z czym przepracowała o 8 godzin mniej, niż powinna. W lutym do przepracowania było 160 dni, a premię regulaminową otrzymała w wysokości 1250 zł (pomniejszoną za 1 dzień absencji). W takiej sytuacji pani Agnieszce przysługuje wynagrodzenie zasadnicze w pełnej wysokości + premia 1250 zł oraz 65,76 zł (uzupełnienie) wyliczone w następujący sposób:
1250 zł / 152h (160h – 8 h) = 8,22 zł/h
8,22 zł/h x 8 h (godziny nieprzepracowane) = 65,76 zł
W ostateczności pracowniczka otrzyma 5315,76 zł.

W razie zwolnień od pracy, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, przełożony powinien wystawić zatrudnionemu zaświadczenie o utraconych zarobkach (wskazując w nim wysokość pensji, jakiej pracownik nie otrzyma z powodu nieświadczenia pracy). Organ wzywający pracownika powinien to wynagrodzenie zrekompensować.

Nieobecność nieusprawiedliwiona

Brak uzasadnienia absencji w pracy może nieść za sobą poważne konsekwencje dla pracownika. Oczywiste jest to, że jeśli nie zostało podane usprawiedliwienie nieobecności, to pracownik nie otrzyma za ten czas wynagrodzenia. Należy mieć jednak na uwadze, że takie postępowanie pracownika może prowadzić nawet do zwolnienia w trybie dyscyplinarnym. Zdarza się to, w przypadku gdy pracodawca stwierdzi, że nieobecność pracownika znacznie dezorganizuje tok pracy w firmie i przez to naraża ją na straty.

Usprawiedliwianie nieobecności w pracy nakazane jest przepisami. Dobrze jest powiadomić o zdarzeniach i okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie pracy w danym dniu z wyprzedzeniem lub niezwłocznie, gdy tylko uzyska się taką możliwość.