Zaległy urlop wypoczynkowy – do kiedy można go wykorzystać?

Zawarcie umowy o pracę daje pracownikowi możliwość korzystania z szeregu uprawnień pracowniczych regulowanych przez Kodeks pracy. Jednym z nich jest prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, przy czym urlop, który nie zostanie wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, wówczas powstaje zaległy urlop. Do kiedy można go wykorzystać? Podpowiadamy w artykule.

Urlop wypoczynkowy

Do obowiązku pracodawcy należy udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w wymiarze zgodnym z nabytym przez niego stażem pracy. Pracownikom legitymującym się okresem zatrudnienia krótszym niż 10 lat przysługuje 20 dni urlopu, natomiast równym lub większym niż 10 lat – 26 dni urlopu wypoczynkowego do wykorzystania w danym roku kalendarzowym. Do okresu pracy oprócz poprzednich okresów zatrudnienia wliczane są również okresy nauki zakończone uzyskaniem zaświadczenia lub dyplomu.

Zgodnie z art. 155 § 1 kp do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
• szkoły policealnej – 6 lat;
• szkoły wyższej – 8 lat.

Co ważne, okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Ta zasada dotyczy również sytuacji, w których pracownik jednocześnie pobierał naukę oraz pozostawał w zatrudnieniu. Wówczas do stażu pracy wliczany jest okres nauki bądź zatrudnienia, w zależności od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Przykład 1.

Pani Joanna Wójcik podjęła zatrudnienie w firmie X 1 czerwca 2021 r. Nowemu pracodawcy przedłożyła dyplom ukończenia studiów magisterskich (studiowała w okresie od września 2013 r. do sierpnia 2018 r.) oraz świadectwo pracy obejmujące okres zatrudnienia od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2017 r. Pracodawca powinien zaliczyć do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, ukończenie studiów wyższych, ponieważ jest to bardziej korzystne dla pracownika. Z tytułu zatrudnienia do stażu pracy zostałyby wliczone 4 lata, natomiast z tytułu ukończenia studiów wyższych 8 lat.

Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym została zatrudniona, uzyskuje prawo do urlopu po upływie każdego miesiąca zatrudnienia w wysokości 1/12 wymiaru urlopu przysługującego jej po przepracowaniu roku. Dla pracowników zatrudnionych na część etatu urlop obliczany jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy danego pracownika.

Przykład 2.

1 kwietnia 2021r. pan Robert Nowak podjął swoją pierwszą w życiu pracę w firmie Y, w której został zatrudniony na pełny etat. Ile urlopu będzie przysługiwało panu Nowakowi po przepracowaniu miesiąca?

Pan Nowak po przepracowaniu każdego miesiąca nabywa prawo do urlopu w wymiarze 1,67 dnia:
20 dni : 12 miesięcy = 1,67 dnia
Oznacza to, że z 1 maja uzyska on prawo do 1,67 dnia, następnie 1 czerwca do kolejnych 1,67 dnia itd.

Przykład 3.

Pan Jan Kowalski posiada 8-letni staż pracy i jest zatrudniony w firmie Z od 1 stycznia 2021 r. na ½ etatu. Ile dni urlopu przysługuje panu Kowalskiemu w 2021 roku? Ile wyniesie wymiar urlopu do wykorzystania 31 lipca 2021roku?

Panu Kowalskiemu przysługuje 10 dni urlopu po 8 godzin w 2021 roku:
½ × 20 dni = 10 dni

31 lipca pan Jan Kowalski będzie miał do wykorzystania 6 dni urlopu wypoczynkowego:
10 dni (roczny wymiar urlopu) / 12 miesięcy = 0,83 dnia (urlop wypoczynkowy należny za jednej przepracowany miesiąc)
0,83 dnia × 7 miesięcy (liczba przepracowanych miesięcy od stycznia do lipca) = 5,81 dnia ≈ 6 dni (urlop zaokrąglamy w górę).

Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego

Art. 154(2) § 1 kp wskazuje na obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Co ważne, pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, zgodnie z ustalonym planem urlopowym. W sytuacji, gdy zakład pracy nie korzysta z planów urlopowych, termin udzielenia urlopu wypoczynkowego ustalany jest przez pracodawcę na drodze porozumienia z pracownikiem.

Urlopy wypoczynkowe nie zawsze udzielane są zgodnie z planem lub uzgodnieniami. Termin urlopu wypoczynkowego pracownika może zostać przesunięty na termin późniejszy wskutek jednej z następujących przyczyn:

• na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami;
• z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy;
• gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy, w tym czasowej niezdolności na skutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, urlopu macierzyńskiego czy powołania na ćwiczenia wojskowe, przeszkolenie wojskowe lub stawienie się do pełnej terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas 3 miesięcy;
• z powodu odwołania pracownika z urlopu, gdy jego obecność w zakładzie pracy jest wymagana przez okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Zaległy urlop

Urlop wypoczynkowy, który nie zostanie udzielony zgodnie z ustalonym planem urlopowym lub terminem ustalonym na drodze porozumienia przez pracodawcę i pracownika w danym roku kalendarzowym, staje się urlopem zaległym. Zaległy urlop powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że pracownik powinien go rozpocząć najpóźniej 30 września.

Konsekwencje za nieudzielenie urlopu wypoczynkowego

Pracodawca, który nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie, może się liczyć z konsekwencjami. W myśl art. 282 § 1 pkt 2 kp: „Kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł”.

Urlop zaległy, który nie zostanie wykorzystany do 30 września, nie przepada. Pracownik może go wykorzystać do upływu okresu przedawnienia, czyli w ciągu 3 lat liczonych od końca września. Po tym terminie roszczenia dotyczące urlopu zaległego ulegają przedawnieniu.