Godziny nadliczbowe na stanowisku kierowniczym – jakie uprawnienia przysługują?

O powodzeniu każdej organizacji zatrudniającej pracowników decyduje w dużej mierze jakość i efektywność pracy kadry kierowniczej. Jednym z podstawowych warunków sprawnego wywiązywania się przez kierowników z powierzonych im ról jest elastyczność działania – m.in. w aspekcie organizowania własnej pracy. Czy obecnie obowiązujące regulacje prawne sprzyjają kreatywnemu podejściu do zarządzania czasem pracy osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, czy – przeciwnie – stanowią utrudnienie? Czy godziny nadliczbowe na stanowisku kierowniczym są dopuszczalne? Wyjaśniamy w artykule. 

Normy czasu pracy

Pracodawca, organizując pracę swoich pracowników i dążąc do podnoszenia jej wydajności, musi liczyć się z ograniczeniami wynikającymi z przepisów prawa regulujących czas pracy. Ich celem jest zagwarantowanie równowagi między czasem poświęcanym przez pracownika na pracę a czasem wolnym, umożliwiającym odpoczynek i regenerację sił. W Kodeksie pracy ustalono normy (limity) czasu pracy, których przekraczanie jest dozwolone jedynie w szczególnych przypadkach.

Do podstawowych norm czasu pracy zaliczamy:

• normę dobową, wynoszącą 8 godzin;
• normę tygodniową, wynoszącą przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 Kodeksu pracy).

Przepisy szczególne mogą określać wspomniane normy inaczej; np. dla osób zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności norma dobowa wynosi 7 godzin, a norma tygodniowa – 35 godzin (art. 15 ust. 2 Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych). 

Godziny nadliczbowe – tylko w przypadkach nadzwyczajnych

Praca w godzinach nadliczbowych (tzw. nadgodzinach) jest pracą wykonywaną ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy. Do jej wykonywania możemy zobowiązać pracownika jedynie w nadzwyczajnych przypadkach, tj. w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
• szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 151 § 1 kp).

Liczba nadgodzin w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć dla danego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym (art. 151 § 3 kp). Godziny nadliczbowe związane z koniecznością prowadzenia akcji ratowniczej albo usunięcia awarii nie są natomiast limitowane.

Jaka rekompensata?

Z uwagi na to, że praca w godzinach nadliczbowych ma charakter nadzwyczajny i wiąże się z dodatkowym obciążeniem pracą, Kodeks pracy przewiduje specjalne, korzystniejsze zasady jej rekompensowania (art. 151¹ kp). Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości 100%, względnie 50% wynagrodzenia, zależnie od tego, kiedy praca była świadczona (w nocy, w niedziele i święta, w dniu wolnym czy też w innym dniu). Możliwe jest też rekompensowanie pracy w godzinach nadliczbowych zamiast dodatkiem do wynagrodzenia – udzieleniem pracownikowi czasu wolnego (art. 151^{2 kp)}. Jeżeli z wnioskiem o udzielenie tego rodzaju rekompensaty występuje pracownik, zgodnie z Kodeksem pracy powinien on otrzymać czas wolny w tym samym wymiarze, co czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, czyli w proporcji 1:1 (1 godzina czasu wolnego za 1 godzinę nadliczbową). Jeśli natomiast to pracodawca decyduje o udzieleniu czasu wolnego zamiast wypłacenia dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, wówczas czasu wolnego udziela się w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych – proporcja 1,5:1 (1,5 godziny czasu wolnego za 1 godzinę nadliczbową).

Kadra kierownicza – szczególna kategoria pracowników

Konieczność respektowania przez pracodawcę wyżej przedstawionych zasad dotyczących nadgodzin jest dużym wyzwaniem organizacyjnym i zarządczym – przepisy o godzinach nadliczbowych nie pozwalają na pełną elastyczność zarządzania czasem pracy zatrudnionych osób.

Istnieje jednak pewna kategoria pracowników, którzy ze względu na rolę pełnioną w zakładzie pracy nie korzystają ze wszystkich uprawnień dotyczących limitowania i rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych. Mowa o pracownikach zajmujących stanowiska kierownicze. Kodeks pracy wyróżnia dwie ich grupy:

• pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy (zwanych dalej pracownikami zarządzającymi);
• kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych.

Pracownikami zarządzającymi są pracownicy kierujący jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępcy lub pracownicy wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz główni księgowi (art. 128 § 2 ust. 2 kp). W przypadku szkoły pracownikami zarządzającymi będą zatem jej dyrektor, zastępca (zastępcy) dyrektora i główny księgowy, a w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – członkowie zarządu spółki (organu kolegialnego) i główny księgowy.

Godziny nadliczbowe na stanowisku kierowniczym 

Pracownicy zarządzający, zważywszy na charakter ich zadań, posiadają dużą autonomię w zakresie organizacji pracy własnej, polegającej na zarządzaniu zakładem pracy (firmą), względnie – wydzieloną jego częścią. W zamian oczekuje się od nich zwiększonej dyspozycyjności z racji szczególnie dużej odpowiedzialności, obejmującej sprawy całego zakładu. Wiąże się to też z reguły ze stosunkowo wysokimi wynagrodzeniami przyznawanymi tej grupie pracowników. Ocena ich pracy dotyczy w większym stopniu skuteczności działania niż przestrzegania formalnych wymogów związanych np. z przychodzeniem do pracy i wychodzeniem z niej w ściśle określonych godzinach. Warto również zauważyć, że skoro pracownicy zarządzający sami organizują swoją pracę – od nich samych i ich umiejętności zarządczych (np. delegowania zadań) zależy w znacznym stopniu to, jak wiele czasu każdego dnia będą przeznaczać na pracę.

W tym kontekście należy rozumieć zasadę wyrażoną w art. 151⁴ § 1 kp, zgodnie z którą pracownicy zarządzający wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Innymi słowy, pracownikom zarządzającym nie przysługują uprawnienia do jakiejkolwiek rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych.

Kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych – rekompensata w ograniczonym zakresie

Drugą wspomnianą wyżej grupą pracowników na stanowiskach kierowniczych są kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych, czyli osoby kierujące pracą innych pracowników w ramach utworzonej w zakładzie pracy komórki organizacyjnej. Najwłaściwszym i niebudzącym wątpliwości sposobem wyodrębnienia komórki organizacyjnej (np. działu produkcji, działu sprzedaży itd.) jest dokonanie tego w formie pisemnej – w statucie, względnie regulaminie organizacyjnym zakładu pracy (firmy). Warto dodatkowo przedstawić to graficznie w schemacie organizacyjnym, będącym załącznikiem do statutu (regulaminu).

Kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych są uprawnieni do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych przypadających jedynie w niedzielę i święta, jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy (art. 151⁴ § 2 kp).

Kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych nie zostali zatem całkowicie pozbawieni rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych. Jest to uzasadnione tym, że ich pozycja w zakładzie pracy jest hierarchicznie niższa w porównaniu z pracownikami zarządzającymi. Wiąże się to m.in. z mniejszą autonomią w zakresie organizacji własnego czasu pracy – przełożeni wyższego szczebla mogą wydawać im konkretne polecenia poza normalnymi godzinami pracy, co zasadniczo nie ma miejsca w przypadku pracowników zarządzających.

Powracając do zasygnalizowanego wcześniej zagadnienia wyodrębnienia komórki organizacyjnej w strukturze zakładu pracy,  należy zwrócić uwagę na ryzyko, które wiąże się z tworzeniem komórek organizacyjnych w dużej liczbie, bez czytelnego i przekonującego uzasadnienia. Wtedy pojawić się może zarzut (np. ze strony kontrolera Państwowej Inspekcji Pracy), że pracodawca tworzy te komórki dla pozoru, w celu zmniejszenia wydatków z funduszu płac na dodatki za pracę w nadgodzinach – bo im więcej wyodrębnionych komórek organizacyjnych, tym więcej ich kierowników, czyli pracowników, którzy z uprawnienia do rekompensaty za godziny nadliczbowe korzystać mogą tylko w ograniczonym zakresie. Aby uniknąć ryzyka postawienia wspomnianego zarzutu, pracodawca musi zadbać o to, by każda decyzja o utworzeniu wyodrębnionej komórki organizacyjnej miała racjonalne uzasadnienie.

Godziny nadliczbowe na stanowisku kierowniczym a elastyczność rozwiązań dotyczących organizacji pracy

Jak wynika z powyższego, za pracę poza normalnymi godzinami pracy pracownikom zajmującym stanowiska kierownicze rekompensata zasadniczo nie przysługuje, z wyjątkiem pracy kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonywanej w niedzielę i święta. Z punktu widzenia pracodawcy jest to rozwiązanie korzystne, gdyż ułatwia wprowadzanie różnorodnych rozwiązań organizacyjnych i zarządczych – pracodawca nie jest w tym przypadku ograniczony sztywnymi regulacjami prawa dotyczącymi czasu pracy.