Uzgodnienie urlopu z pracownikiem – instrukcja krok po kroku

Wraz z nadejściem nowego konieczne będzie planowanie urlopów. Jak wygląda krok po kroku uzgodnienie urlopu z pracownikiem, omawiamy w niniejszym artykule.

Wymiar urlopu i okresy, które mają na niego wpływ

Jeśli chodzi o wymiar urlopu, to od wielu lat nie ulega on zmianie. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, wynosi on 20 dni. Wyższy wymiar dotyczy pracownika, który jest zatrudniony co najmniej 10 lat, wówczas wynosi on 26 dni. Aby skorzystać z wyższego wymiaru urlopu, pracownik musi przedłożyć pracodawcy dokumenty dotyczące jego zatrudnienia i/lub edukacji, gdyż to na ich podstawie pracodawca będzie mógł zweryfikować uprawnienie do urlopu w wyższym wymiarze. 

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się:

• okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy,
• okresy kształcenia.

Wspomnieć należy, że postulowane są zmiany w tym zakresie, aby okres prowadzenia firmy wliczać do stażu pracy. Jednak na ten moment nie zostały one wprowadzone do porządku prawnego. W sytuacji, kiedy pracownik w tym samym czasie był zatrudniony na więcej niż jedną umowę o pracę, do stażu pracy wlicza się wyłącznie jeden z tych okresów. Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, wówczas do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Okresy nauki, od których zależy wymiar urlopu, są następujące:

• Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się czas trwania nauki określony programem nauczania w zasadniczej lub innej równorzędnej szkole zawodowej, ale nie więcej jednak niż 3 lata.
• Pracownik, który ukończył średnią szkołę zawodową, do okresu pracy, od którego uzależniony jest wymiar urlopu, będzie mógł mieć wliczony przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, ale nie więcej niż 5 lat.
• Ukończenie średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych skutkuje zaliczeniem do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego maksymalnie o długości 5 lat.
• Absolwent średniej szkoły ogólnokształcącej do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wliczyć może maksymalnie 4 lata.
• 6 lat do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, będzie zaliczane pracownikowi, który ukończy szkołę policealną.
• Absolwentowi szkoły wyższej bez względu na to, na jakim stopniu kształcenia ukończy studia, do okresu pracy, od którego uzależniony jest urlop, wliczone zostanie 8 lat.

Powyższe okresy nauki nie podlegają sumowaniu.

Uzgodnienie urlopu z pracownikiem - etapy, gdy w firmie obowiązuje plan urlopów

Uzgadnianie planu urlopów w przypadku obowiązywania w firmie planu urlopów obejmuje następujące etapy:

• wyznaczenie terminu do składania propozycji co do terminów urlopów,
• składanie propozycji terminów urlopów,
• rozpoznanie wniosków z propozycjami terminu urlopów,
• ustalenie planu urlopów przez pracodawcę,
• obwieszczenie planu urlopów na kolejny okres.

W praktyce najlepiej, jeśli pracownicy zostaną poinformowani, do kiedy mogą zgłaszać swoje propozycje terminów urlopu. Ostatecznie pracodawca decyduje o tym, jak wyglądać będzie plan urlopów na kolejny rok, z uwzględnieniem wniosków pracowników w tym zakresie. Przy czym pamiętać należy, że wnioski pracowników to tylko niewiążące pracodawcy propozycje. Może on nie uwzględnić wniosku pracownika o udzielenie terminu urlopu, jeśli uniemożliwiałoby to zapewnienie toku pracy zakładu pracy. Nieuwzględnienie wniosków pracowników przez pracodawcę nie jest w żaden sposób zaskarżalne oraz nie wymaga uzasadnienia. 

Przykład 1. 

Czy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o urlop pani Ireny, która nie ma dzieci, a chce wziąć urlop w czasie, kiedy urlop chciałyby mieć jej koleżanki z działu w celu sprawowania opieki nad dziećmi w wakacje?

Wniosek pani Ireny nie jest wiążący. Pracodawca decyduje, czy go uwzględni, czy też nie. 

Podanie planu urlopu do wiadomości pracowników

Pracodawca jest obowiązany podać do wiadomości pracowników w przyjęty u siebie sposób opracowany plan urlopów. Przepisy prawa nie regulują szczegółowo, jak powinno nastąpić podanie planu urlopów do wiadomości pracowników. Oznacza to, że pracodawca ma dużą swobodę w tym zakresie. Niekiedy akty wewnątrzzakładowego prawa pracy regulują te kwestie.

Warto wskazać na obowiązującą uchwałę Sądu Najwyższego 7 sędziów mającą moc zasady prawnej z 6 marca 1980 roku (sygn. V PZP 7/79), która określa, że „[n]ie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu”.

Pamiętać należy, że plan urlopów może się zmieniać. Warto go stale monitorować, szczególnie teraz, kiedy pojawiły się urlopy z powodu działania siły wyższej, urlop opiekuńczy.

Plan urlopów a zgoda pracodawcy na urlop

Pracownicy powinni być świadomi, że sporządzenie w firmie planu urlopów nie zwalnia ich z obowiązku uzyskania zgody pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Urlop wypoczynkowy zawsze jest udzielany przez pracodawcę, dlatego też pracownik nie może samodzielnie udać się na urlop wypoczynkowy bez jego udzielenia przez pracodawcę, nawet jeśli urlop ten jest wpisany w plan urlopów.

Kiedy plan urlopów nie jest wymagany?

Obowiązek ustalenia planu urlopów przez pracodawcę nie dotyczy następujących przypadków:

• gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na to, żeby nie ustalać planu urlopów;
• gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Przesunięcie urlopu

Kodeks pracy dopuszcza możliwość przesunięcia ustalonego terminu urlopu. Może zostać przesunięty na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli jego nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. 

Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi w terminie późniejszym części urlopu niewykorzystanej z powodów wymienionych powyżej, która została przesunięta.

Uzgodnienie urlopu z pracownikiem - etapy, gdy w firmie nie obowiązuje plan urlopów

Kiedy pracodawca nie jest objęty obowiązkiem ustalania planu urlopów, wówczas uzgadnia termin urlopu wypoczynkowego w porozumieniu z pracownikiem w ten sposób, że pracownik składa wniosek urlopowy, a pracodawca decyduje, czy go uwzględni, czy też nie. Gdyby w ocenie pracodawcy nie było możliwe udzielenie urlopu we wnioskowanym terminie, powinien on porozmawiać z pracownikiem. Ważne, aby w tym wypadku próbować osiągnąć konsensus. 

Przykład 2. 

Czy pan Artur może zmusić pracodawcę do tego, aby udzielił mu urlopu w okresie od 1 do 21 lipca 2025 roku, jeśli w firmie nie obowiązuje plan urlopów? 

Pan Artur powinien złożyć wniosek do pracodawcy, który zdecyduje, czy urlop zostanie mu udzielony. Gdyby pracodawca miał zastrzeżenia co do terminu udzielenia urlopu, strony stosunku pracy powinny próbować osiągnąć konsensus.

Przykład 3. 

Pani Michalina złożyła wniosek urlopowy obejmujący ostatnie 10 dni roboczych danego miesiąca. Pracuje jako księgowa, która odpowiada za zamknięcie miesiąca w firmie. Pracodawca nie widzi możliwości, aby w pełni uwzględnić jej wniosek. Co w takiej sytuacji można zrobić? 

Strony stosunku pracy powinny próbować osiągać konsensus. Pracodawca powinien ustalić, czy nie ma osoby, która mogłaby zastąpić panią Michalinę w dziale księgowym. Gdyby nie było to możliwe, wówczas warto rozważyć, czy nie udałoby się przesunąć tego urlopu tak, aby w krytycznych dla zamknięcia rozliczeń dniach pani Michalina była dostępna w pracy.

Uzgodnienie urlopu z pracownikiem - podsumowanie

Podsumowując, procedura jaką jest uzgodnienie urlopu z pracownikiem różni się w zależności od tego, czy w firmie jest ustalany plan urlopów, czy też nie. Jedyne, co jest w tym wypadku wspólne, to to, że pracodawca decyduje o terminie urlopu.