Poradnik Pracownika

Ubezpieczenie społeczne pracownika – obowiązek pracodawcy?

W związku z zatrudnianiem pracodawca jest zobligowany dopełnić szeregu formalności, które dotyczą nie tylko zawarcia umowy, odpowiedniego przeszkolenia pracownika czy skierowania go na wstępne badania lekarskie. Jednym z obowiązków pracodawcy jest także zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego.

Ze względu na różne formy zatrudnienia, w tym korzystanie przez pracodawców z umów cywilnoprawnych, inaczej zwanych „umowami śmieciowymi” (np. umowy zlecenia), należy zwrócić uwagę na zakres obowiązkowych ubezpieczeń społecznych pracowników.

Kto jest pracownikiem w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym?

Za pracownika na gruncie przepisów Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych uważa się:

  • osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę;
  • osobę wykonującą pracę na podstawie umowy zlecenia;
  • osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej;
  • osobę wykonującą pracę na podstawie umowy o dzieło, jeżeli pracownik zawarł ją z pracodawcą, dla którego pracuje na podstawie umowy o pracę;
  • osobę wykonującą pracę na podstawie umowy o dzieło, jeżeli w ramach tej umowy zawartej z inną firmą pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy;
  • osobę wykonującą pracę na podstawie innej umowy o świadczenie usług, np. nianię.

Rodzaje i charakterystyka ubezpieczeń społecznych

Pracodawca obowiązany jest zgłosić swoich pracowników do ubezpieczenia społecznego. Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę podlegają ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu, chorobowemu oraz zdrowotnemu.

  • Ubezpieczenie emerytalne

Ubezpieczenie emerytalne to rodzaj ubezpieczenia społecznego, które polega na tym, że osoba opłacająca składkę na ubezpieczenie emerytalne zapewnia sobie wypłatę środków w momencie osiągnięcia przewidzianego wieku emerytalnego – i przejścia na emeryturę – wynikającego z zaprzestania pracy zawodowej. Wysokość składki na ubezpieczenie emerytalne wynosi 19,52% podstawy wymiaru składki, która obejmuje przychody ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych. De facto dotyczy więc wszelkiego rodzaju wypłat pieniężnych oraz pieniężnych wartości świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalentów, obejmując w szczególności: wynagrodzenie zasadnicze, różnego rodzaju dodatki, nagrody, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Składka na ubezpieczenie emerytalne jest finansowana po połowie przez pracodawcę i pracownika.

  • Ubezpieczenie rentowe

Ubezpieczenie rentowe jest drugim rodzajem ubezpieczenia społecznego, którego celem jest zagwarantowanie pracownikowi świadczeń pieniężnych w sytuacji utraty przez niego dochodów, co ma związek z wystąpieniem ryzyka inwalidztwa, tj. niezdolności do pracy albo śmierci żywiciela. W przypadku wystąpienia takiego ryzyka wypłacane jest świadczenie pieniężne przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, które rekompensuje utracone dochody. Pracownik, który był ubezpieczony i stał się niezdolny do pracy, otrzymuje rentę, a w przypadku śmierci ubezpieczonego żywiciela wypłacane są renty rodzinne. Wysokość składki na ubezpieczenie rentowe wynosi 8% podstawy wymiaru składki, z czego 6,5% finansuje pracodawca, a pozostałe 1,5% finansuje pracownik.

  • Ubezpieczenie chorobowe

Ubezpieczenie chorobowe to rodzaj ubezpieczenia społecznego, którego celem jest ochrona pracowników niezdolnych do wykonywania pracy na skutek choroby. Ubezpieczenie chorobowe finansują pracownicy, a jego wysokość wynosi 2,45% podstawy wymiaru składki. Jednakże płatnikiem składki jest pracodawca, który potrąca ją z wynagrodzenia pracownika i przekazuje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

  • Ubezpieczenie wypadkowe

Ubezpieczenie wypadkowe jest kolejnym rodzajem obowiązkowego ubezpieczenia społecznego, które przyznaje pracownikowi prawo do świadczeń związanych z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową. Składka na ubezpieczenie wypadkowe jest zróżnicowana, a jej wysokość zależy od poziomu zagrożeń zawodowych oraz skutków tych zagrożeń. Wyjątkiem jest tutaj sytuacja, gdy pracodawca nie zgłasza do ubezpieczenia więcej niż 9 pracowników, bowiem wtedy stopa stawki jest zryczałtowana i wynosi 1,67%.

  • Ubezpieczenie zdrowotne

Ubezpieczenie zdrowotne również jest jednym z rodzajów ubezpieczenia społecznego, które w swej istocie sprowadza się do tego, że pracownik lub inna osoba objęta tym ubezpieczeniem, np. członek rodziny pracownika, ma prawo do bezpłatnych świadczeń opieki zdrowotnej obejmującej w szczególności: hospitalizację w szpitalu, wizyty lekarskie, refundację leków i środków leczniczych.

Zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego

Wspomnieć należy, że w okresie podlegania przez pracownika obowiązkowym ubezpieczeniom zdrowotnym konieczne jest zgłoszenie do takiego ubezpieczenia członka jego rodziny, jeśli ten nie posiada własnego tytułu do ubezpieczenia. Należy to zrobić w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności, na skutek których członek rodziny pracownika utracił własny tytuł ubezpieczenia, np. stracił pracę. Zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego dokonuje pracodawca, którego pracownik powinien poinformować o takiej konieczności. Za niepoinformowanie pracodawcy o obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny pracownika lub jego wyrejestrowania grozi kara grzywny.

Zgłoszeni do ubezpieczenia zdrowotnego mogą być następujący członkowie rodziny pracownika: małżonek, rodzice, dziadkowie, dzieci własne, dzieci małżonka, dzieci przysposobione, wnuki, obce dzieci, dla których ustanowiono opiekę, dzieci obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka.

W przypadku utraty zatrudnienia zarówno pracownik, jak i zgłoszeni przez niego członkowie rodziny tracą tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego. Może zdarzyć się też sytuacja, kiedy zgłoszony przez pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego członek rodziny nabędzie własny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego – wówczas o tym fakcie należy powiadomić pracodawcę, który zgłosi to do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pracownicy, którzy pracują na podstawie umowy zlecenia, obowiązkowo podlegają ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, zdrowotnemu i wypadkowemu. Dla pracowników pracujących w oparciu o umowę zlecenie ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. To samo dotyczy osób wykonujących pracę na podstawie innych umów o świadczenie usług oraz osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej.

Rodzaje ubezpieczenia społecznego przy innych niż umowa o pracę formach zatrudnienia

Osoby zatrudnione na podstawie umowy o dzieło nie podlegają ubezpieczeniom społecznym. Wyjątek ma miejsce w sytuacji, gdy zawarły one umowę o dzieło z pracodawcą, dla którego pracują na podstawie umowy o pracę lub osób wykonujących pracę na podstawie umowy o dzieło, jeżeli w ramach tej umowy zawartej z inną firmą pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy – wówczas takie osoby będą podlegać tym samym ubezpieczeniom społecznym, co pracownicy zatrudnieni na podstawie stosunku pracy.

W praktyce spotkać można także sytuacje, kiedy osoby bliskie przedsiębiorcy wykonują czynności w prowadzonej przez niego działalności, np. sprzedają w sklepie. Wskazuje się, że ich zatrudnienie nastąpi nie tylko w przypadku, gdy przedsiębiorca zawrze umowę o pracę z taką osobą, ale także wówczas, gdy przystąpią do jakichkolwiek czynności związanych z prowadzoną firmą. Bez znaczenia pozostaje, czy osoby najbliższe przystępujące do pomocy w firmie robią to nieodpłatnie.

Definicja osoby współpracującej z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą została wprowadzona w art. 8 ust. 11 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Za osobę współpracującą zgodnie z ww. przepisem uznaje się następujące osoby: „małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia; nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego”.

Przykład 1.

Pani Janina prowadzi sklep. Jej syn Jan, który wspólnie z nią zamieszkuje, od czasu do czasu pomaga jej w tej działalności, przywożąc towar. Za pomoc mamie nie otrzymuje wynagrodzenia. W takim wypadku syn pani Janiny będzie uznawany za osobę współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą.

Osoba współpracująca z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą podlega obowiązkowym ubezpieczeniom rentowym, emerytalnym, zdrowotnym i wypadkowym, zaś składki za nią opłaca i finansuje płatnik, czyli przedsiębiorca. W przypadku osoby współpracującej składki na ubezpieczenie społeczne są wyliczane od podstawy zadeklarowanej przez przedsiębiorcę, która nie może być niższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Przyjmuje się, że zatrudnienie osoby współpracującej na podstawie umowy o pracę wiąże się z tym, że jej składki na ubezpieczenie społeczne powinny być opłacone tak, jak gdyby osoba ta była osobą współpracującą bez względu na to, że została zawarta umowa o pracę.

Rozwiązaniem w tym wypadku wydaje się zatrudnienie najbliższych osób na podstawie umowy zlecenia, ponieważ osoba najbliższa, która faktycznie wykonuje w firmie przedsiębiorcy umowę zlecenie, będzie podlegać ubezpieczeniom społecznym jako zleceniobiorca. Ważne, żeby treść zawartej umowy zlecenia była precyzyjna i odpowiadająca przepisom prawa cywilnego w zakresie zlecenia oraz okoliczności jej realizacji były z nimi zgodne. Jednak ryzykiem, jakie wiąże się z powyższym rozwiązaniem, jest to, że właściwa jednostka terenowa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych może wszcząć postępowanie wyjaśniające w zakresie weryfikacji poprawności zgłoszenia osoby do ubezpieczeń społecznych.

W takiej sytuacji warto pamiętać o interpretacjach indywidualnych wydanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie z 13 lutego 2019 r., sygn. WPI/200000/43/85/2019, a także z 7 czerwca 2016 r., sygn. WPI/200000/43/614/2016. W treści tych interpretacji organ zajął stanowisko, że osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia, w sytuacji gdy spełnia określone kryteria pozwalające zakwalifikować ją jako osobę współpracującą, podlega ubezpieczeniom społecznym jako zleceniobiorca. Argumentowano to tym, że wykonywanie pracy przez osobę najbliższą przedsiębiorcy na podstawie umowy zlecenia jest traktowane jako odrębny tytuł do ubezpieczeń społecznych.

W przypadku wszczęcia postępowania wyjaśniającego można posiłkować się powyższymi interpretacjami, z zastrzeżeniem, że pracodawca nie ma pewności, że będzie to skuteczne w jego sprawie, nawet jeśli stan faktyczny jest zbliżony do tego, który zawarty został w interpretacji indywidualnej. Celem uniknięcia niepewności warto odpowiednio wcześniej zadbać o wydanie własnej interpretacji indywidualnej.

Należy pamiętać, że próba obejścia przepisów dotyczących zatrudniania osób najbliższych nie jest najlepszym rozwiązaniem. Jeśli w trakcie kontroli przeprowadzanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych stanie się oczywistym, że zawarta umowa zlecenie w istocie powinna być umową o pracę, będzie to skutkować objęciem osoby najbliższej ubezpieczeniem społecznym jako osoby współpracującej.

Ubezpieczenie społeczne pracowników - obowiązek pracodawcy

Obowiązku zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych powinien dopełnić pracodawca, jako płatnik składek. Dotyczy to także pracowników wykonujących pracę na mocy zawartych z pracodawcą umów cywilnoprawnych.

Realizacja obowiązku zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych polega na zgłoszeniu pracownika do ubezpieczenia społecznego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w terminie 7 dni od dnia, kiedy pracodawca go zatrudnił. Zgłoszenie następuje poprzez odpowiedni formularz, który oznaczony jest jako formularz ZUS ZUA.

Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki, w tym także konieczność wyrejestrowania pracownika w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, co winno nastąpić w terminie 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy poprzez złożenie formularza ZUS ZWUA.

Ponadto w czasie trwania zatrudnienia pracodawca musi potrącać składki na ubezpieczenie społeczne z wynagrodzenia pracownika, rozliczać je oraz opłacać w każdym miesiącu. Niestety zdarzają się takie sytuacje, gdy pracodawcy nie opłacają należnych składek na ubezpieczenie społeczne, mimo że mają taki obowiązek. Należy uspokoić pracowników, bowiem nie ponoszą oni żadnych negatywnych skutków takiej sytuacji. Brak opłacenia składek przez pracodawcę nie ma przełożenia na wypłatę zasiłku chorobowego czy też zasiłku macierzyńskiego, ale także nie prowadzi do pozbawienia prawa do emerytury. Składki emerytalne są naliczane z uwzględnieniem składek należnych, a nie składek opłaconych, ważne jest tylko to, aby pracownik został zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i aby pracodawca przedkładał do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych miesięczne raporty rozliczeniowe. Raportami dotyczącymi pracownika, jakie obowiązany jest przekazywać pracodawca do odpowiedniej jednostki ZUS-u, są imienne raporty ZUS RCA odnoszące się do rozliczenia składek każdego z pracowników lub imienny raport ZUS RSA dotyczący wypłaconych świadczeń i przerw w opłacaniu składek pracownika.

Podsumowując, pracodawca ma nie tylko obowiązek zgłaszać pracownika do ubezpieczeń społecznych, ale w sytuacji zaistnienia wskazanych w przepisach prawa okoliczności po otrzymaniu odpowiedniej informacji od pracownika zobligowany jest także zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków najbliższej rodziny pracownika. Nadto z mocy prawa ciążą na pracodawcy inne powinności związane z koniecznością zgłoszenia pracowników do ubezpieczenia społecznego.