Niepełna dniówka zaległego urlopu wypoczynkowego – jak jej udzielić?

Urlop wypoczynkowy służy regeneracji sił pracownika. Aby ten skutek osiągnąć, konieczne jest udzielanie wspomnianego urlopu tak, aby trwał on w sposób nieprzerwany możliwie długo. Istotne znaczenie ma również zasada, iż urlopu udziela się na całe dni – w dniach urlopu pracownik nie wykonuje pracy (nawet przez część dnia). W Kodeksie pracy przewidziano jednak pewien wyjątek od tej zasady. Co w przypadku, gdy pozostaje niepełna dniówka zaległego urlopu wypoczynkowego? Dowiesz się z artykułu!

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego

Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym (art. 152–153 Kodeksu pracy).

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, ustalanym przez pracodawcę, w oparciu o wnioski pracowników i z uwzględnieniem konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 Kodeksu pracy, czyli tzw. „urlopu na żądanie”. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa – w takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 1–2 Kodeksu pracy).

Jak stanowi art. 1542 Kodeksu pracy, urlopu wypoczynkowego udziela się:

• w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;

• w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Przy udzielaniu urlopu jeden jego dzień odpowiada 8 godzinom pracy, chyba że obowiązująca pracownika dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin (wówczas przyjmuje się, że jeden dzień urlopu odpowiada tej niższej normie dobowej).

Przykład 1.

Pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze rocznym wynoszącym 20 dni, czyli 160 godzin (20 dni x 8 godzin). U pracodawcy obowiązuje system podstawowego czasu pracy: praca wykonywana jest w dniach od poniedziałku do piątku, po 8 godzin w każdej dobie. W planie urlopów ustalono, że pracownik wykorzysta jedną z części urlopu w dniach od 7 marca (poniedziałek) do 18 marca (piątek). Urlop został zatem udzielony na dni od 7 do 11 i od 14 do 18 marca, gdyż 12 i 13 marca nie były dla tego pracownika dniami pracy (sobota i niedziela). Urlopu udzielono w wymiarze 10 dni, czyli 80 godzin (10 dni x 8 godzin). Po wykorzystaniu tego urlopu pula godzin urlopowych zmniejszyła się do 80 (160 godzin – 80 godzin).

Niepełna dniówka zaległego urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z art. 1542 § 4 Kodeksu pracy wyjątkowo dopuszczalne jest udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy – gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop. Chodzi zatem o przypadki, w których pula godzin urlopu zbliża się do wyczerpania i nie pozwala na pokrycie całego dnia. Czy niepełna dniówka zaległego urlopu wypoczynkowego jest możliwa do wykorzystania?

Przykład 2.

Pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy, w którym dopuszcza się przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy z 8 do nie więcej niż 12 godzin, a przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym – w niektórych dniach – lub dniami wolnymi od pracy w ramach danego okresu rozliczeniowego. Z tej przyczyny gdy pracownik korzystał z urlopu w dniach, w których czas pracy wynikający z rozkładu czasu pracy obejmował różną liczbę godzin pracy, jego pula urlopowa była sukcesywnie umniejszana o różne liczby godzin za dany dzień urlopu (inaczej niż w przypadku zatrudnienia w systemie podstawowego czasu pracy, w którym umniejszenie puli wynosi zawsze 8 godzin za jeden dzień urlopu). Pod koniec roku pracownikowi pozostało do wykorzystania 6 godzin urlopu, z którego chciał skorzystać 20 grudnia. Na ten dzień w rozkładzie czasu pracy zaplanowano 10 godzin pracy, od 8:00 do 18:00. W związku z tym pracodawca udzielił pracownikowi, na dzień 20 grudnia, urlopu w wymiarze 6 godzin – tego dnia pracownik musiał wykonywać pracę przez 4 godziny, od 8:00 do 12:00, a po ich przepracowaniu rozpoczął 6-godzinny urlop.

Czy urlopu zaległego można udzielić na część dnia?

Co do zasady pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlopu niewykorzystanego w tym terminie należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, przy czym nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 Kodeksu pracy („urlop na żądanie”) (art. 161 i 168 kp).

Powstać może zatem sytuacja, w której pracownik nie wykorzystał w pełni urlopu wypoczynkowego w danym roku, na skutek czego w kolejnym ma do wykorzystania urlop zaległy (z poprzedniego roku) i urlop bieżący. Jeżeli urlopu zaległego pozostało pracownikowi – w wymiarze godzinowym – mniej niż liczba godzin w dniu, w którym chciałby ten urlop wykorzystać, to nie jest dopuszczalne udzielenie urlopu jedynie na część tego dnia. Prawidłowym działaniem jest wówczas udzielenie urlopu na cały dzień i pokrycie go z puli urlopu zaległego oraz uzupełniająco – z puli urlopu bieżącego. Co w przypadku, kiedy pozostaje niepełna dniówka zaległego urlopu wypoczynkowego?

Przykład 3.

Pracownikowi pozostały do wykorzystania 4 godziny urlopu zaległego z ubiegłego roku oraz cały urlop z roku bieżącego w wymiarze 26 dni, czyli 208 godzin (26 dni x 8 godzin). Pracownik złożył wniosek o udzielenie mu urlopu 18 sierpnia, kiedy to zgodnie z rozkładem czasu pracy miał pracować przez 8 godzin. Pracownik wskazał w swoim wniosku, że we wspomnianym dniu zamierza wykorzystać wyłącznie swój urlop zaległy, czyli przepracować pierwsze 4 godziny, a na pozostałe 4 wziąć urlop. Pracodawca odmówił udzielenia urlopu w zaproponowany przez pracownika sposób, gdyż nie zachodziły okoliczności, o których mowa w art. 1542 § 4 Kodeksu pracy – część urlopu pozostała do wykorzystania nie jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który miał być udzielony urlop. Pracownik miał bowiem do wykorzystania nie tylko 4 godziny urlopu zaległego, ale również cały urlop bieżący. Pracownik mógł skorzystać z urlopu udzielonego na cały dzień 18 sierpnia, który mógł być pokryty w wymiarze 4 godzin z puli urlopu zaległego i w pozostałym wymiarze 4 godzin – z puli urlopu bieżącego.

W praktyce rzadko występują przypadki udzielania urlopu wypoczynkowego na część dnia. Potwierdza to wyjątkowy charakter takiego sposobu jego przekazywania.