Zmiana wymiaru urlopu wypoczynkowego w wyniku uzupełnienia dokumentów

Każda osoba zatrudniona w ramach umowy o pracę ma prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego. Jego wymiar zależy od stażu pracy wyliczanego na podstawie dostarczonych przez pracownika dokumentów. Dokumenty potwierdzające staż pracy, dyplomy ukończenia szkół i świadectwa pracy, powinny zostać dostarczone na początku zatrudnienia. Jednak z różnych powodów pracownicy często później uzupełniają dokumenty. Konsekwencją tego może być zmiana wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Wymiar urlopu wypoczynkowego

Pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze:

• 20 dni w roku kalendarzowym - staż pracy krótszy niż 10 lat,
• 26 dni w roku kalendarzowym - staż pracy dłuższy niż 10 lat (art. 154 § 1 Kodeksu pracy).

Do stażu pracy wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, niezależnie od przerw w zatrudnieniu i sposobu ustania stosunku pracy (art. 1541 § 1 Kodeksu pracy). Przy obliczaniu stażu pracy uprawniającego do urlopu nie uwzględnia się okresów prowadzenia działalności gospodarczej oraz zatrudnienia w ramach umów cywilnoprawnych.

Do stażu pracy wlicza się natomiast okres nauki w:

• zasadniczej albo innej równorzędnej szkole zawodowej - 3 lata,
• średniej szkole zawodowej - 5 lat,
• średniej szkole zawodowej dla absolwentów równorzędnych szkół zawodowych - 5 lat,
• średniej szkole ogólnokształcącej - 4 lata,
• szkole policealnej - 6 lat,
• szkole wyższej - 8 lat (art. 155 § 1 Kodeksu pracy).

Co istotne, jeżeli pracownik jednocześnie uczył się i był zatrudniony na podstawie umowy o pracę, do stażu pracy wlicza się jeden z tych okresów, w zależności od tego, który jest korzystniejszy dla pracownika (art. 155 § 2 Kodeksu pracy).

W przypadku pracownika zatrudnionego na część etatu, jak wskazuje na to art. 154 § 2 Kodeksu pracy, wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Jeżeli pracownik rozpocznie stosunek pracy w trakcie roku kalendarzowego, wymiar urlopu przelicza się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, przy czym niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 155³ § 1 Kodeksu pracy).

Pierwsza praca a wymiar urlopu wypoczynkowego

Osoba, która po raz pierwszy podejmuje pracę, nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego wraz z upływem każdego miesiąca pracy. Wówczas po każdym przepracowanym miesiącu należy się 1/12 wymiaru rocznego. Wraz z początkiem nowego roku kalendarzowego pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy automatycznie nabywa prawo do pełnej puli urlopu wypoczynkowego.

Równoległe zatrudnienie a wymiar urlopu wypoczynkowego

W przypadku równoległego zatrudnienia w ramach dwóch lub więcej stosunków pracy pracownik nabywa uprawnienia urlopowe odrębnie w każdym ze stosunków pracy. W takiej sytuacji wliczeniu do stażu pracy podlega również okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy, o czym świadczy art. 154¹ § 2 Kodeksu pracy. 

Uzupełnienie dokumentów potwierdzających staż pracy a zmiana wymiaru urlopu

Pracodawca przelicza pracownikom wymiar urlopu wypoczynkowego na podstawie dostarczonych przez nich dokumentów. Nie posiadając ich, nie może uwzględnić danych okresów zatrudnienia lub nauki przy przeliczaniu stażu pracy uprawniającego do urlopu wypoczynkowego. Przy czym dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie lub naukę są odpowiednio świadectwo pracy i dyplom, nie mają znaczenia dane zamieszczone np. w CV.

Jeżeli pracownik doniesie pracodawcy świadectwo pracy lub dyplom ukończenia szkoły, pracodawca powinien zweryfikować, czy nie spowoduje to zmiany wymiaru urlopowego tego pracownika. Jeśli okaże się, że w związku z doniesionym dokumentem pracownik nabywa uprawnienia do 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, pracodawca powinien uzupełnić ten urlop.

Przykład 1.

Pani Monika jest zatrudniona w firmie X od 1.06.2021 r. W pierwszym dniu pracy przekazała pracodawcy dyplom ukończenia liceum ogólnokształcącego oraz świadectwa pracy potwierdzające zatrudnienie przez 3 lata. Na tej podstawie pracodawca wyliczył wymiar urlopu wypoczynkowego (20 dni : 12 miesięcy x 7 miesięcy = 12 dni urlopu). W listopadzie pani Monika doniosła pracodawcy dyplom ukończenia studiów, co spowodowało zmianę wymiaru urlopu wypoczynkowego (powyżej 10 lat stażu). Czy należy przeliczyć ponownie urlop?

Pracodawca ponownie przeliczył wymiar urlopu wypoczynkowego i uzupełnił podany wcześniej wymiar (12 dni urlopu) o 4 dni (26 dni : 12 miesięcy x 7 miesięcy = 16 dni, 16 dni - 12 dni = 4 dni).

Ważne jest, aby pamiętać o dostarczeniu pracodawcy wszystkich dokumentów, o ile bowiem w ciągu 3 lat można je jeszcze donieść, to po tym okresie roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu co potwierdza art. 291 Kodeksu pracy.

Przykład 2.

Pan Piotr podjął zatrudnienie w firmie Y od 1.04.2022 r. Na podstawie przedstawionych przez niego dokumentów (staż uprawniający do urlopu - 9 lat) pracodawca wyliczył urlop wypoczynkowy w wymiarze 15 dni (20 dni : 12 miesięcy x 9 miesięcy = 15 dni). Pan Piotr w lutym 2023 roku odnalazł jeszcze jedno świadectwo pracy potwierdzające zatrudnienie w firmie Z przez 2,5 roku. Czy należy przeliczyć urlop?

Po doniesieniu pracodawcy tego dokumentu okazało się, że podejmując pracę w firmie Y, miał prawo do 26 dni urlopu w roku kalendarzowym. Pracodawca ponownie przeliczył urlop pana Piotra i przyznał mu urlop uzupełniający w wymiarze 5 dni za rok 2022 (26 dni : 12 miesięcy x 9 miesięcy = 19,5 dnia ~ 20 dni, 20 dni - 15 dni = 5 dni) oraz 6 dni za rok 2023 (wymiar roczny 26 dni - 20 dni = 6 dni).

Podobna sytuacja będzie miała miejsce, jeżeli pracownik doniesie orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym lub znacznym, które uprawnia do dodatkowych 10 dni urlopu w roku kalendarzowym. Wówczas konieczne jest uzupełnienie pracownikowi przysługującego mu urlopu o powyższe 10 dni.

Warto pamiętać, aby dostarczyć pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty już na samym początku zatrudnienia. Od tego może wiele zależeć, m.in. zmiana wymiaru urlopu wypoczynkowego.