Poradnik Pracownika

Dobry list motywacyjny. Jak go napisać, aby zachęcił rekrutera?

Odpowiednie przygotowanie dokumentów aplikacyjnych jest bardzo ważne - to nasz pierwszy kontakt z rekruterem i od niego zależy, czy otrzymamy zaproszenie do kolejnego etapu rekrutacji - rozmowy kwalifikacyjnej. O ile CV bywa problematyczne, o tyle list motywacyjny dla wielu z nas wydaje się wręcz nie do przejścia. Dlaczego tak się dzieje? Jak napisać dobry list motywacyjny? Odpowiemy w niniejszym artykule!

Dlaczego wzbraniamy się przed tworzeniem listu motywacyjnego?

Wielu z nas, widząc w ogłoszeniu wzmiankę o konieczności przesłania listu motywacyjnego, wzdycha z niezadowoleniem. Przede wszystkim panuje ogólne przekonanie, że mimo wymagania go przez rekruterów, tak naprawdę nikt go nie czyta i CV zdecydowanie wystarczy. Nawet jeśli jednak nie zostanie pominięty, obawiamy się, że bez zdolności literackich z pewnością dobry list motywacyjny może stać się tylko niespełnionym marzeniem.

Jednak tak naprawdę oba stwierdzenia bywają błędne. Po pierwsze w CV nie uda nam się powiedzieć wszystkiego, szczególnie jeśli zmienialiśmy branżę lub nasze doświadczenie zawodowe wydaje się niedopasowane do stanowiska, na które aplikujemy. List jest więc miejscem, w którym wszystko uda nam się wyjaśnić. Dodatkowo może być niezwykle przydatny, jeśli dopiero stawiamy pierwsze kroki na rynku pracy czy w nowej branży i nie mamy bogatego doświadczenia zawodowego.

Po drugie, aby napisać dobry list motywacyjny wcale nie są konieczne umiejętności literackie czy nadzwyczaj lekkie pióro. Oczywiście może być to pomocne i z pewnością wiele ułatwia, ale wystarczy nie zapominać o pewnych kwestiach, by poradzić sobie bez tego.

Nie warto pomijać ogłoszeń, które są do nas dopasowane, jednak zawierają wzmiankę o konieczności wysłania listu motywacyjnego. Możemy go bez problemu napisać, a nierzadko taka forma kontaktu może skutkować zaproszeniem nas do dalszych etapów rekrutacji.

Jak napisać dobry list motywacyjny?

Jak więc napisać dobry list motywacyjny, który sprawi, że zaciekawimy rekruterów? Co musimy w nim zawrzeć? Jak powinien wyglądać? Jak go sformatować?

Dobry list motywacyjny - kwestie formalne

Warto zacząć od kwestii formalnych, gdyż to w jaki sposób sformatujemy nasz list motywacyjny, jest równie ważne, jak treść, którą w nim zawrzemy. Przede wszystkim starajmy się zachować minimalizm i sprawić, by dokument był jak najbardziej czytelny. Postarajmy się więc ominąć nadmierne stosowanie kolorów, jeżeli już to zrobimy, raczej wybierzmy te stonowane, pomińmy również obramowania, graficzne ramki itp. Im prościej, tym lepiej. Rekruterowi nie zależy na tym, by sprawdzić, czy potrafimy wstawić obiekt do dokumentu, a na tym, by jak najwięcej dowiedzieć się o naszym doświadczeniu zawodowym.

List powinien zajmować nie więcej niż jedną stronę A4. Warto postawić na jeden, prosty font. Krój nie powinien być zbyt ozdobny. Najważniejsza jest jego czytelność, co w przypadku niektórych fontów może być niestety utrudnione, nawet jeśli wyglądają bardzo efektownie.

Zwróćmy również uwagę na poprawność językową, która świadczy o naszym profesjonalizmie. Literówki czy błędy ortograficzne nie powinny wchodzić w grę. Jeśli mamy skłonności do popełniania tego rodzaju błędów, warto poprosić kogoś, aby przeczytał nasz list motywacyjny i ocenił go, poprawiając również ewentualne niedociągnięcia.

Dobry list motywacyjny - co powinien zawierać?

Przede wszystkim dobry list motywacyjny przypomina nieco podanie. Umieszczamy więc w nim datę, miejscowość, dane teleadresowe nasze oraz firmy. Warto zwracać się bezpośrednio do osoby, która otrzyma nasze CV, jeśli jednak nie uda nam się zdobyć tej informacji, możemy zwracać się do ogółu, używając zwrotu “Szanowni Państwo”.

Pierwszy akapit powinniśmy poświęcić na wskazanie stanowiska, na które aplikujemy oraz miejsce, z którego otrzymaliśmy o nim informacje. Jeśli wysyłamy dokumenty, choć firma nie poszukuje aktualnie pracowników, możemy wspomnieć tutaj dlaczego zdecydowaliśmy się na wysłanie dokumentów właśnie teraz (dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa, doskonałe referencje itp.).

Warto mieć przed oczami wymagania pracodawcy względem stanowiska, na które aplikujemy i odnosić się właśnie do nich. Dzięki temu list będzie spójny i zgodny z tym, czego oczekuje firma.

Kolejnym krokiem powinno być krótkie przedstawienie się. Krótko napiszmy, czym się zajmujemy, kim jesteśmy. Pamiętajmy, że dobry list motywacyjny to przede wszystkim konkret. Zawieramy w nim tylko najważniejsze informacje, nie wchodzimy w zbyt drobne szczegóły.

Następnie wspominamy o naszym wykształceniu (jeśli przyda się ono na danym stanowisku), dotychczasowym doświadczeniu zawodowym, przebytych szkoleniach i kursach itp. Warto wspomnieć o największych sukcesach (na przykład “Pracowałam jako przedstawiciel handlowy i zdobyłam w ciągu pół roku 121 klientów”).

Jeśli mówimy o naszych umiejętnościach, warto przywoływać przykłady, które to potwierdzają (jeżeli się na to nie decydujemy i tak powinniśmy o nich pamiętać, mogą przydać się w kolejnych etapach rekrutacji).

Ostatnią część dobrego listu motywacyjnego stanowi delikatne zachęcenie pracodawcy czy rekrutera, że to właśnie nas powinien zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną. Pamiętajmy, by zrobić to niezbyt nachalnie. “Do zobaczenia w kolejnym etapie!” może nie być dobrą praktyką.

Pamiętajmy, że list motywacyjny zawiera nasze dane osobowe, w związku z tym także w nim należy zawrzeć klauzulę o wykorzystywaniu danych osobowych, np. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych dla realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. Nr 133 poz. 883).