Udzielenie urlopu zaliczkowo

Rozpocząłem pracę w firmie w listopadzie 2024 roku, a w grudniu będę potrzebował dnia wolnego. Jednak u poprzedniego pracodawcy wykorzystałem już 26 dni przysługujące na 2024 rok, o czym wie mój obecny pracodawca. Czy będę mógł skorzystać w tym roku z urlopu z 2025 roku? Czy możliwe jest udzielenie urlopu zaliczkowo?

Paweł, Gdynia

Jednym z najważniejszych uprawnień pracowniczych jest urlop wypoczynkowy. Przysługuje on osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę w wymiarze 20 lub 26 dni. Wielkość wymiaru urlopu jest uzależniona od historii zatrudnienia i nauki. Osoby posiadające ponad 10-letni staż pracy mają do wykorzystania 26 dni urlopu, natomiast pozostałe tylko 20. Wyliczając staż pracy, bierze się pod uwagę także okres nauki, jednak nie może się on pokrywać z okresem zatrudnienia – pracodawca powinien wybrać ten, który jest korzystniejszy dla pracownika. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku pracowników, którzy podjęli pierwszą w życiu pracę.

Nie jest możliwe, aby udzielić urlopu zaliczkowo

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Czyli przepisy nie pozwalają na udzielenie pracownikowi urlopu zaliczkowego.

Przykład 1.

Pan Adam ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego w 2024 roku i już we wrześniu wykorzystał je wszystkie. W związku z tym, że potrzebował jeszcze 2 dodatkowych dni, zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie zaliczkowego urlopu wypoczynkowego za 2025 rok. Pan Adam nie nabył jeszcze prawa do urlopu za 2025, czyli przepisy zakazują udzielania urlopu zaliczkowego. Pracodawca musi więc odrzucić wniosek.

Jeżeli zatrudniony chciałby skorzystać z urlopu, a nie dysponuje odpowiednią jego ilością, może wystąpić o urlop bezpłatny. Pracodawca udziela tego urlopu na pisemny wniosek pracownika. Może on też z własnej woli udzielić dodatkowych dni płatnych, traktowanych jako nieobecność usprawiedliwiona płatna. W prawie nie ma uregulowania, jakiego rodzaju nieobecności powinno użyć się w takim przypadku: czy nieobecności usprawiedliwionej płatnej, czy urlopu. Uznaje się jednak, że w jednostkowych przypadkach powinna być to nieobecność usprawiedliwiona płatna. Natomiast jeżeli pracodawca udzieli więcej urlopu jednemu pracownikowi, może to być uznane za dyskryminację, więc z tą kwestią pracodawcy powinni być ostrożni.

Ponadto 20 lub 26 dni urlopu to minimalny wymiar urlopu, który nie może być przez pracodawcę skrócony. Natomiast Kodeks pracy nie zabrania wydłużenia tego okresu. Pracodawca może wprowadzać dla swoich pracowników postanowienia korzystniejsze, niż wynika to z przepisów ogólnych, czyli przykładowo wprowadzić dodatkowe dni wolne.

Przykład 2.

W regulaminie firmy u pani Anny wdrożono zapisy wprowadzające dodatkowe dwa dni płatnego urlopu rocznie. Część pracowników będzie miała zatem prawo do 22 dni urlopu, a część do 28 dni. Takie postanowienie jest zgodne z prawem, gdyż jest korzystniejsze dla pracownika niż postanowienia Kodeksu pracy.

Udzielenie urlopu zaliczkowo przy pierwszej pracy

W przypadku pracowników, którzy podjęli pierwszą w życiu pracę, za każdy przepracowany miesiąc otrzymują oni 1,66 dnia (20 / 12 = 1,66). Wymiar przysługujących im dni urlopowych w ciągu roku kalendarzowego to 20 dni, ale prawo do urlopu nabywa się „od dołu”. W trakcie roku liczba ta może ulec zaokrągleniu na korzyść pracownika (za zgodą pracodawcy), jednak po zsumowaniu nie może przekraczać rzeczonych 20 dni. W Kodeksie pracy brak jest regulacji dotyczących zaokrąglania urlopu w pierwszej pracy. Wraz z początkiem nowego roku kalendarzowego taki pracownik nabiera prawa do 20-dniowego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Przykład 3.

Pani Karolina rozpoczęła swoją pierwszą w życiu pracę 1 lipca. W związku z tym prawo do urlopu wypoczynkowego będzie nabierać stopniowo. Możliwość wzięcia pierwszych dni wolnych uzyska po pierwszym przepracowanym miesiącu, czyli dopiero 1 sierpnia. Do kolejnych dni nabierze prawo kolejno od 1 września, 1 października, 1 listopada oraz 1 grudnia. Natomiast od 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego będzie jej przysługiwać prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego w roku.

Przykład 4.

Pani Karolina z przykładu 3. chciałaby skorzystać z urlopu 29 lipca. Do 1 sierpnia nie nabywa ona prawa do urlopu, zatem pracodawca nie ma możliwości go udzielić.

Konsekwencje udzielenia urlopu zaliczkowo

Gdy pracodawca udzieli urlopu zaliczkowo, będzie musiał liczyć się z pewnymi konsekwencjami. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 5 lutego 1980 roku (I PRN 3/80, OSPIKA 1981/3/43) „udzielenie przez pracodawcę pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nie nabył jeszcze prawa do urlopu, nie uprawnia do „potrącania” tego urlopu z urlopu należnego pracownikowi w roku następnym”. Czyli pracodawca nie ma prawa zabrać pracownikowi udzielonych dobrowolnie dni wolnych z puli urlopu wypoczynkowego, który będzie mu przysługiwał w roku następnym, ponieważ pracownik nie nabrał do niego prawa.

W sytuacji gdy zostanie udzielony urlop zaliczkowy, wówczas gdyby doszło do rozwiązania umowy o pracę, wypłacone wynagrodzenie za urlop będzie świadczeniem nienależnym. Teoretycznie pracodawca może więc ubiegać się o jego zwrot od pracownika. Może mieć jednak problem z jego odzyskaniem, co więcej, jak pokazuje praktyka – odzyskanie go będzie praktycznie niemożliwe, ponieważ nie ma zgody pracownika na potrącenia, a jedynym sposobem na odzyskanie wypłaconych świadczeń jest droga sądowa.

Udzielenie urlopu zaliczkowo młodocianemu

Udzielenie urlopu zaliczkowo jest możliwe w przypadku młodocianych. Zgodnie z art. 205 Kodeksu pracy młodociany podejmujący pierwszą pracę uzyskuje prawo do urlopu z upływem:

• 6 miesięcy w wymiarze 12 dni roboczych;
• 1 roku pracy w wymiarze 26 dni roboczych.

Łącznie w pierwszym roku nabywa więc prawo do 38 dni roboczych urlopu. Jednak w roku kalendarzowym, w którym młody pracownik kończy 18 lat, ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni roboczych, jeżeli uzyskał je przed ukończeniem 18 lat. Dochodzi zatem do obniżenia wymiaru: zamiast 26 dni jest 20 dni. Łącznie w całym roku pracownik nabędzie prawo do 32 dni urlopu.

Gdy młodociany uczęszcza do szkoły, należy udzielić mu urlopu w okresie ferii szkolnych, stąd pojawia się tu pewien problem. Mianowicie uczniowie podejmujący pracę wraz z rozpoczęciem roku szkolnego (wrzesień) prawo do urlopu w wymiarze 12 dni uzyskują z końcem lutego (6 miesięcy licząc od września). Natomiast ferie zwykle trwają w okresie stycznia i lutego, czyli jeszcze przed nabyciem prawa do urlopu. Przepisy prawa przewidują taką sytuację i jeśli młodociany nie nabędzie prawa do urlopu, to pracodawca może udzielić mu zaliczkowo dni wolnych w okresie ferii szkolnych – na wniosek młodocianego pracownika. Jeśli urlop zostanie udzielony zaliczkowo, wówczas konsekwencją będzie odpowiednie zmniejszenie wymiaru urlopu, do którego pracownik nabędzie prawo po upływie 6 miesięcy pracy.

Przykład 5.

Pracownikowi młodocianemu (16 lat) zatrudnionemu od 1 września 2023 roku pracodawca na jego wniosek udzielił urlopu wypoczynkowego podczas ferii szkolnych, tj. od 15 do 28 stycznia 2024 roku. W okresie ferii zimowych pracownik wykorzystał więc 10 dni urlopu, mimo że jeszcze nie nabył do nich prawa.

Zgodnie z przepisami prawa nie można udzielać urlopu zaliczkowo. Jeżeli jednak pracownik potrzebuje więcej dni wolnych, niż wynika to z wymiaru jego urlopu, wówczas może skorzystać z urlopu bezpłatnego lub pracodawca może mu przyznać dni dodatkowo wolne.