Poradnik Pracownika

Urlop na żądanie - wszystko co należy wiedzieć

Czasami w życiu zdarzają się sytuacje, gdy obecność w pracy jest niespodziewanie niemożliwa. Ustawodawca przewidział dla pracowników uprawnienie pozwalające skorzystać wtedy z dnia wolnego na specjalnych warunkach i warto wiedzieć jak reguluje je prawo. Urlop na żądanie jest szczególnym uprawnieniem, w ramach którego pracownik może skorzystać z urlopu w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym w terminie przez siebie wskazanym.

Pracownik posiada prawo do decydowania o terminie wykorzystania urlopu jednostronnie, niezależnie od reguł związanych z planowaniem urlopów, planów urlopowych czy uzgadnianiem jego terminu w porozumieniu z pracodawcą. Warunkiem niezbędnym do skorzystania z urlopu na żądanie jest złożenie przez pracownika wniosku najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Urlop na żądanie - kiedy złożyć wniosek? 

Pracownik powinien zgłosić żądanie urlopu w dniu kalendarzowym, w którym urlop się rozpocznie, jednak przed godziną rozpoczęcia pracy, określoną zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Pracodawca może jednak w regulaminie pracy, bądź w ramach przyjętej praktyki zawodowej dopuszczać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie.

Ustawa przewiduje możliwie najpóźniejszy termin zgłoszenia wniosku. Pracownik powinien jednak poinformować pracodawcę o urlopie w możliwie najwcześniejszym terminie, tak aby nie doprowadzić do dezorganizacji procesu pracy. Wcześniejsze poinformowanie pracodawcy o urlopie jest wyrazem troski pracownika o interes pracodawcy, pozwalającym mu zapewnić zastępstwo na czas urlopu pracownika.

Forma wniosku

Z treści ustawy nie wynika w jakiej formie pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie urlopu tak, aby wywołał on określone skutki. W dalszej kolejności pracownik powinien zweryfikować czy regulamin pracy obowiązujący u pracodawcy nie przewiduje szczególnej formy lub zasad zgłaszania urlopów. Pracodawca w wewnętrznych aktach może wskazać osoby, wobec których należy składać wnioski urlopowe, określić numery telefonów czy adres poczty elektronicznej.

W braku zastrzeżeń w przepisach obowiązujących u pracodawcy, pracownik może złożyć wniosek w dowolnej formie: pisemnie, ustnie, drogą elektroniczną czy nawet smsem. W interesie pracownika jest jednak złożenie wniosku w formie pisemnej.

W razie ewentualnego sporu sądowego pozwoli to wykazać, że nieobecność w pracy nie była nieusprawiedliwiona, że żądanie w odpowiednim czasie dotarło do uprawnionej osoby, a ponadto rozwieje wątpliwości odnośnie treści wniosku. 

Niezależnie od formy, w jakiej pracownik złoży wniosek, w jego treści powinno się znaleźć wyraźne wskazanie, że pracownik występuje z urlopem na żądanie oraz informacja, w którym dniu chce go wykorzystać. Brak określenia, że pracownik zamierza wykorzystać urlop na żądanie może spowodować, odmowę jego udzielenia.

Wymiar urlopu

Urlop na żądanie powinien zostać wykorzystany przez pracownika w dni, które są dniami pracy zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy. Przysługuje on w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym, co oznacza, że pracownik powinien mieć prawo do czterokrotnej możliwości skorzystania z prawa do urlopu bez wcześniejszego uzgadniania terminu z pracodawcą, niezależnie od dobowego wymiaru czasu pracy pracownika.

W przypadku pracowników zatrudnionych w niestandardowym wymiarze czasu pracy np. na niepełny etat lub w równoważnym systemie pracy urlop należy rozliczać w ramach wszystkich godzin urlopowych przysługujących pracownikowi w danym roku kalendarzowym. Wymiar przysługujących 4 dni urlopu na żądanie należy zmniejszyć o jeden dzień, bez względu na dobowy wymiar czasu pracy.

Przykład 1.

Pracownik zatrudniony w systemie równoważnym, pracujący 12 godzin na dobę, posiada prawo do 20 dni urlopu – łącznie wymiar urlopu wynosi 160 godzin. Za każdy dzień urlopu, jego wymiar będzie się zmniejszał o 12 godzin, jeżeli jednak złoży wniosek o urlop na żądanie, jego wymiar zmniejszy się o jeden dzień.

Pracownik nabywa prawo do urlopu na żądanie, analogicznie jak prawo do pozostałych dni urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że zgłoszenie żądania o udzielenie tego urlopu może więc nastąpić już z upływem pierwszego miesiąca pracy pracownika, który podjął ją po raz pierwszy. Nieco odmiennie wygląda regulacja urlopu na żądanie pracowników tymczasowych, którzy nabywają prawo do urlopu na żądanie dopiero wówczas gdy okres wykonywania pracy na rzecz danego pracodawcy wynosi co najmniej 6 miesięcy. Możliwość skorzystania z uprawnienia powinna być również przewidziana w umowie między agencją pracy a pracodawcą. 

Urlop powinien zostać wykorzystany do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu. Jeżeli urlop na żądanie nie został wykorzystany, jego wymiar przechodzi na kolejny rok kalendarzowy, stając się jednocześnie urlopem wypoczynkowym, z którego można skorzystać na standardowych zasadach. Z Nowym Rokiem kalendarzowym pracownik nabywa jednak prawo do urlopu na żądnie przysługującego w tym roku.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?

Decyzja o tym w jakim terminie oraz w jakim celu pracownik skorzysta z urlopu na żądanie, znajduje się po stronie pracownika. Wątpliwości pojawiają się w zakresie możliwych reakcji pracodawcy, a w szczególności tego czy jest on zobowiązany do wyrażenia zgody na urlop. Treść przepisu wskazuje wprost, że pracodawca „udziela” pracownikowi urlopu na żądanie. Pracodawca teoretycznie ma zatem trzy możliwości, może wyrazić zgodę na jego udzielenie, odmówić wyrażenia zgody, bądź nie złożyć żadnego oświadczenia.

Wyrażenie zgody na urlop dokonane przez pracodawcę, nie budzi żadnych wątpliwości po stronie pracownika, bowiem może on przystąpić do korzystania z urlopu.

Jak jednak należy interpretować brak oświadczenia po stronie pracodawcy? Orzecznictwo w tym zakresie jest niejednolite, z jednej strony dominuje stanowisko, w którym pracownik nie musi oczekiwać wyraźnej zgody pracodawcy, a do rozpoczęcia z korzystania z urlopu wystarczający jest brak wyraźnego sprzeciwu pracodawcy. Pogląd ten utrwalił się na kanwie wyroku Sądu Najwyższego z dnia 26.01.2005 r. sygn. II PK 197/04 wedle którego, nieobecność w pracy po zgłoszeniu przez pracownika żądania udzielenia urlopu w trybie art. 1672 Kodeksu Pracy, na który pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w przyczyn dotyczących pracownika. Nieobecność pracownika w pracy po zgłoszeniu udzielenia urlopu na żądanie nie może być postrzegana jako nieobecność nieusprawiedliwiona.  Dyskusyjność tej kwestii podkreśla jednak to, że Sąd Najwyższy przyjmuje również skrajnie inne opinie, twierdząc że rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Nieco łagodzi ten spór Sąd Najwyższy w innym orzeczeniu, pozostawiając tę kwestie wewnętrznym aktom zakładowym obowiązującym u pracodawcy lub stosowanym przez niego praktykom. Jeśli u pracodawcy obowiązuje akceptowana przez niego praktyka, że samo złożenie przez pracownika wniosku o urlop na żądanie jest równoznaczne z jego udzieleniem, to praktykę taką można uznać za oznaczającą dorozumiane podjęcie decyzji z art. 1672 k.p. 

Z powyższej analizy wynika, że pracownik zgłaszając żądanie urlopu w trybie art. 1672 k.p. przede wszystkim powinien wziąć pod uwagę to jaka jest praktyka zakładowa pracodawcy, oraz jak regulują te kwestie obowiązujące regulaminy.

Jeszcze więcej wątpliwości budzi to czy pracodawca może odmówić udzielenia zgody na urlop na żądanie. Treść przepisu nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia urlopu. Pracodawcy w obawie przed nadużyciem przez pracowników prawa do urlopu na żądanie powołują się na możliwość odmowy jego udzielenia na podstawie art.8 k.p. Stanowisko pracodawców częściowo zostało potwierdzone orzecznictwem Sądu Najwyższego, który dopuszcza możliwość odmowy udzielenia urlopu na żądanie zarówno wtedy, gdy podstawą takiej decyzji jest zarzut nadużycia prawa przez pracownika (art. 8 k.p.), jak i wówczas, gdy udzielenie tego urlopu wiązałoby się z zagrożeniem istotnych interesów pracodawcy. Pracodawca jest uprawniony do odmowy udzieleni zgody na urlop na żądanie w szczególności gdy:

  • we wskazanym przez pracownika terminie wystąpi spowodowana ważnymi przyczynami potrzeba jego obecności w zakładzie pracy;
  • zwolnienie urlopowe we wnioskowanym czasie uniemożliwia zapewnieniu normalnego toku pracy w zakładzie;
  • istnieją szczególne okoliczności uzasadniające odmowę udzielenia urlopu;
  • stanowią one formę wywierania presji na pracodawcy, mającą przymusić pracodawcę do określonych zachowań w sporze z pracownikami;
  • pracownik nie przedłożył orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. 

Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego. Pracodawca korzystający z odmowy udzielenia takiego urlopu, powinien tę decyzje uzasadnić. Bezpodstawna odmowa udzielenia urlopu na żądanie lub udzielenie go w innym niż wskazany przez pracownika terminie stanowić będzie wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Pracownik nie ma obowiązku uzasadniania wniosku o udzielenie urlopu oraz wskazywania w jaki sposób zostanie on wykorzystany. Pracownik według swoich potrzeb może wykorzystać urlop na wypoczynek, a także na każdą inną okoliczność wymagającą absencji w pracy.

W pewnych jednak okolicznościach uzasadnienie wniosku o dzielenie urlopu na żądanie może okazać się konieczne. Istnienie szczególnych okoliczności związanych ze stanem zdrowia pracownika czy zdarzeniami losowymi wymuszającymi nieobecność w pracy, mogłoby przeciwstawić się interesowi pracodawcy, nawet usprawiedliwiającemu odmowę udzielenia zgody na wykorzystanie urlopu. Stąd też w interesie pracownika może pozostać poinformowanie pracodawcy o okolicznościach korzystania z urlopu.

Pracownik, decydując o terminie jego wykorzystania w razie potrzeby może również z niego zrezygnować lub przenieść na inny dzień. Prawo to nie przysługuje jednak pracodawcy, może on odwołać pracownika z urlopu na żądanie tylko w wyjątkowych okolicznościach uzasadniających odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego. 

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks Pracy (Dz.U. z 2021 r. poz. 1162 t.j.).

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.