Czy zmiana warunków pracy powinna mieć zachowaną formę pisemną?

Pracowałam w obniżonym wymiarze czasu pracy, przebywając na urlopie wychowawczym. Podczas tego okresu przyznano mi podwyżkę. Po powrocie umowa została zawarta na pełny etat. Pracodawca poinformował mnie, że nie musimy podpisywać aneksu o zmianie wynagrodzenia i wystarczy przeliczenie pensji proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Czy to prawda, że zmiana warunków pracy nie musi być potwierdzona na piśmie?

Matylda, Frombork 

Podpisując umowę, pracodawca i pracownik zgadzają się na warunki w niej zawarte. Dokument ten powinien zawierać informacje o kryteriach pracy i płacy, czyli między innymi rodzaju wykonywanej pracy, miejscu jej realizowania, wynagrodzeniu z określonymi jego składnikami, wymiarze czasu pracy. Wymogi określone umową można zmienić, jednak należy pamiętać o kilku kwestiach.

Zmiana warunków pracy tylko na piśmie?

Według praktyki konieczność dokonywania przez pracodawcę zmian warunków pracy powinna mieć formę pisemną jedynie w przypadku zmiany zasad pracy i płacy, których skutkiem jest pogorszenie warunków umowy pracownika. W sytuacji ich polepszenia, czyli podwyżki wynagrodzenia, zwykle przyjmuje się domniemaną zgodę pracownika.

Warto zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 21 października 2003 roku (sygn. I PK 512/02), według którego zmiana warunków pracy, w tym wynagrodzenia pracownika, wymaga dla skuteczności także jego wyraźnej lub dorozumianej zgody. Wyrok jednak nie reguluje, czy każda zmiana warunków pracy i płacy musi zostać dokonana (potwierdzona) na piśmie, niezależnie od tego, czy dla pracownika jest to zmiana korzystna, czy niekorzystna.

Dodatkowo zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy umowa o pracę musi określać strony umowy, jej rodzaj, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, czyli w szczególności powinno się w niej umieścić informacje o wynagrodzeniu za pracę ze wskazaniem składników wynagrodzenia. Wynika z tego, że wynagrodzenie stanowi element konieczny w umowie o pracę, a ta powinna być stwierdzona pismem.

Dlatego rekomenduje się podpisanie aneksu do umowy o pracę informującego o korzystnej zmianie warunków pracy. W praktyce jednak najczęstsze są sytuacje, w których podwyższenie pracownikowi wynagrodzenia następuje bez sporządzania dodatkowych dokumentów.

Porozumienie zmieniające – aneks

Porozumienie zmieniające, czyli tzw. aneks, jest dwustronną czynnością prawną, która obejmuje zgodne oświadczenia woli pracownika i pracodawcy. Taki dokument powinien konkretnie wskazywać:

• które warunki umowy zostaną zmienione,
• od jakiej daty będą obowiązywały zmiany.

W przypadku braku terminu zmiany liczą się od dnia zawarcia porozumienia.

Przykład 1.

Pani Anna pracuje w sklepie w jednej z galerii. Niestety placówka będzie zamykana, dlatego pracodawca zaproponował jej pracę w innym sklepie w centrum miasta. Pani Anna zgodziła się na tę propozycję, a zmiana miejsca wykonywania pracy została wprowadzona porozumieniem zmieniającym, czyli podpisano aneks do umowy.

Zmiana warunków bez zgody pracownika

Zdarzają się sytuacje, gdy pracownik nie zgadza się na zmianę warunków pracy i płacy oraz nie podpisuje porozumienia zmieniającego (aneksu). W takim przypadku pracodawca może wręczyć pracownikowi wypowiedzenie zmieniające, które jest jednostronną wolą wyrażoną przez pracodawcę. Wypowiedzenie warunków umowy o pracę regulowane jest w art. 42 Kodeksu pracy.

Wypowiedzenie zmieniające pracodawca wręcza pracownikowi. Co ważne, pismo powinno zawierać pouczenie, że jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził na nie zgodę. W razie braku takiego pouczenia pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie ich przyjęcia.

Przy wypowiedzeniu zmieniającym istotne jest ustalenie okresu wypowiedzenia. Do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się przepisy dotyczące rozwiązania stosunku pracy, więc okres wypowiedzenia warunków umowy o pracę jest taki sam, jak w przypadku rozwiązania umowy. Czyli wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Natomiast okres wypowiedzenia umowy na okres próbny wynosi:

• 3 dni robocze, jeśli umowa zawarta jest na mniej niż 2 tygodnie;
• 1 tydzień, gdy umowa zawarta jest na co najmniej 2 tygodnie;
• 2 tygodnie w przypadku umowy zawartej na 3 miesiące.

Przykład 2.

18 września 2023 roku pracodawca wręczył panu Adamowi zatrudnionemu od 10 lat w firmie 3-miesięczne wypowiedzenie zmieniające. Aby ustalić połowę okresu wypowiedzenia, nie liczy się dnia, w którym złożono wypowiedzenie, a dopiero następny po dostarczeniu wypowiedzenia, tj.:

• od 19 września do 31 grudnia 2023 roku – 104 dni;
• 1/2 tego okresu minie wraz z upływem 52. dnia (104/2), czyli 8 listopada 2023 roku.

Pracodawca w wypowiedzeniu zmieniającym powinien wskazać termin do 8 listopada 2023 roku włącznie jako ten, w którym pan Adam może nie wyrazić zgody na zaproponowane warunki.

Oznacza to, że gdy pracownik otrzymał wypowiedzenie zmieniające, ma dwie możliwości:

1. Nie wyrazić zgody na zaproponowane warunki (w odpowiednim czasie) – wtedy umowa rozwiąże się wraz z zakończeniem okresu wypowiedzenia. Przepisy nie przewidują, w jakiej formie pracownik powinien to oświadczenie złożyć, jednak uznaje się, żeby zrobić to pisemnie (dla ewentualnych celów dowodowych).
2. Wyrazić zgodę – w tej sytuacji nie musi składać żadnego pisma do pracodawcy w tym zakresie. Działa tu bowiem domniemanie, że brak oświadczenia o odmowie w odpowiednim terminie jest równoznaczny z wyrażeniem zgody.

Przykład 3.

Pan Adam z przykładu 2. otrzymał wypowiedzenie zmieniające i nie chce przyjąć nowych warunków, dlatego 2 listopada złożył u pracodawcy odmowę ich przyjęcia. W związku z tym umowa pana Adama rozwiąże się 31 grudnia 2023 roku.

Przykład 4.

Pan Karol otrzymał wypowiedzenie zmieniające, w którym zmianie ulega miejsce pracy – na inną miejscowość. W piśmie pracodawca wskazał, że jeżeli w terminie do 10 listopada 2022 roku pracownik nie złoży odmowy przyjęcia nowych warunków, wejdą one w życie od 1 stycznia 2023 roku. Pan Karol zgadza się na taką zmianę, więc może o tym poinformować pracodawcę lub nie dokonywać żadnych czynności, a wówczas zmiana zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2023 roku.

Podsumowując, według praktyki zmiana warunków pracy powinna mieć formę pisemną. Jednak dopuszcza się jej brak, jeżeli modyfikacja jest na korzyść pracownika. Zdecydowanie konieczne jest zachowanie formy pisemnej, gdy zmiana warunków pracy i płacy sprawia, że zostają pogorszone kryteria umowy. W takim przypadku można podpisać porozumienie zmieniające lub wypowiedzenie zmieniające.